Tiers et documents

Enregistrez clients, fournisseurs et autres contacts dans une seule liste, ajoutez vos propres champs, et joignez photos et fichiers.

Les tiers sont toutes les personnes et organisations avec lesquelles votre entreprise travaille. Ils sont réunis dans une seule liste, même quand un tiers joue plusieurs rôles.

Ajoutez un tiers

1. Ouvrez Tiers et choisissez Nouveau tiers.
2. Indiquez s’il s’agit d’une personne ou d’une organisation.
3. Cochez ses relations : client, fournisseur, employé, prêteur, associé, ou l’un de vos propres types. Un tiers peut en avoir plusieurs à la fois.
4. Complétez ce que vous connaissez : e-mail, téléphone, NIF/RCCM, adresse, étiquettes et notes.
5. Enregistrez.

Utilisez les étiquettes pour retrouver vite un groupe de tiers, par exemple « Chantier Agoè » ou « Ferraillage ».

Créez vos types de relation

Si les relations proposées ne suffisent pas, ajoutez les vôtres :

1. Ouvrez Paramètres, puis l’onglet Listes, carte Types de relation.
2. Ajoutez un type, par exemple « Sous-traitant » ou « Bureau d’études ».
3. Vous pouvez ensuite le renommer, changer l’ordre de la liste ou l’archiver quand vous ne l’utilisez plus.

Ajoutez des champs personnalisés

Pour noter une information propre à votre métier, créez un champ personnalisé dans Paramètres, onglet Champs. Types disponibles :

• texte, texte long, nombre ;
• montant en FCFA, date, oui/non ;
• liste de choix, e-mail, téléphone.

Le champ apparaît ensuite sur la fiche de chaque tiers.

Archivez au lieu de supprimer

Un tiers ne se supprime pas : il s’archive. Il disparaît des listes courantes, mais son historique est conservé et vous pouvez le réactiver à tout moment.

Pièces jointes et documents

Cette fonctionnalité est désactivée au départ. Le propriétaire l’active dans Paramètres, onglet Modules (« Pièces jointes et documents »). Tous les fichiers sont chiffrés avant d’être stockés.

Joindre un fichier à un tiers :

1. Ouvrez la fiche du tiers.
2. Dans la partie des pièces jointes, ajoutez une photo ou un PDF (contrat, pièce d’identité, photo de chantier).

Classer vos documents :

1. Ouvrez Paramètres, puis l’onglet Listes, carte Catégories de documents.
2. Créez vos catégories, par exemple « Contrats » ou « Plans ».
3. Ajoutez si besoin des sous-catégories, sur un seul niveau : « Plans », puis « Plans d’exécution ».

L’écran Documents rassemble les documents qui ne concernent pas un tiers en particulier : statuts, attestations, assurances. Classez chaque document dans une catégorie pour le retrouver facilement.