Équipe et profils

Créez des profils, invitez vos collaborateurs, ajustez les autorisations d’une personne et suivez chaque modification dans le journal d’activité.

Chaque membre de votre entreprise a un seul profil. Le profil fixe ce que la personne peut voir et faire. Au départ, seul le profil Propriétaire existe : il a toujours toutes les autorisations.

Créez vos profils

Ouvrez Profils, dans le menu (groupe Entreprise).
Choisissez Nouveau profil et donnez-lui un nom clair, par exemple « Chef de chantier », « Magasinier » ou « Secrétaire ».
Cochez les autorisations du profil.
Enregistrez.

Vous ne pouvez donner que les autorisations que vous détenez vous-même. Seul un propriétaire peut faire de quelqu’un un propriétaire.

Invitez un membre

Ouvrez Équipe et choisissez Inviter quelqu’un.
Saisissez l’adresse e-mail de la personne et choisissez son profil.
Envoyez l’invitation. Elle est valable 7 jours ; passé ce délai, envoyez-en une nouvelle.

La personne crée son compte, ou se connecte si elle en a déjà un, puis rejoint votre entreprise.

Changez, suspendez ou retirez un membre

Changer de profil : ouvrez la fiche du membre et choisissez un autre profil. Le changement s’applique immédiatement.
Suspendre : la personne ne peut plus accéder à l’entreprise, mais reste dans la liste. Utile pour un départ temporaire.
Retirer : la personne perd définitivement l’accès. Ses enregistrements restent dans l’entreprise.

L’entreprise doit toujours garder au moins un propriétaire actif.

Autorisations avancées

Parfois, une seule personne a besoin d’un réglage différent de son profil. Dans la fiche du membre, ouvrez Autorisations avancées. Pour chaque autorisation, trois choix :

Hérité : la personne suit son profil (c’est le réglage par défaut) ;
Accordé : la personne a l’autorisation, même si son profil ne l’a pas ;
Refusé : la personne n’a pas l’autorisation, même si son profil l’a.

Exemple. Votre chef de chantier Kodjo doit pouvoir consulter le journal d’activité, mais ne doit pas modifier les tiers, alors que son profil le permet. Réglez Voir le journal sur Accordé et Modifier les tiers sur Refusé. Ajoutez un motif si vous le souhaitez : il sera inscrit au journal.

Règles de connexion d’un profil

Chaque profil peut imposer des règles à ses membres :

Connexion renforcée : clé d’accès ou application d’authentification obligatoire ;
Horaires : accès limité à certaines heures, par exemple de 07:00 à 19:00 ;
Réseaux : accès limité à certaines plages d’adresses IP, par exemple le réseau du bureau ;
Inactivité : déconnexion automatique après un temps sans activité.

Journal d’activité

Chaque modification est enregistrée : qui, quand, la valeur avant → après et le motif éventuel. Personne ne peut modifier le journal. Seuls les membres ayant l’autorisation Voir le journal y ont accès ; par défaut, seul le propriétaire l’a.